Wir haben in den letzten zwei Jahren bei 17 Mandanten denselben Fund gemacht. Zwischen Formular‑Submit und „qualifizierter Kontakt im Vertrieb" gehen 65 bis 75 Prozent der Leads verloren. Nicht weil das Marketing schlecht arbeitet. Sondern weil der Übergabepfad leckt.

Das passiert ohne Drama. Niemand merkt es im Daily. Es taucht erst auf, wenn man eine ganz bestimmte Zahl aufschreibt und mit einer zweiten vergleicht. Genau das machen wir heute zusammen.

Was eine Leak‑Rate überhaupt ist

Die Leak‑Rate beschreibt den Anteil an erzeugten Leads, die nie als Vertriebskontakt im Pipeline‑Reporting auftauchen. Sie ist die Differenz zwischen dem, was Marketing an Formularen, Calls und Downloads gemessen hat, und dem, was später als bearbeiteter Datensatz im Sales‑Funnel erscheint.

Klingt trivial. Ist es in der Praxis aber selten, weil beide Zahlen meistens in unterschiedlichen Tools liegen und niemand sie nebeneinander legt.

Der 4‑Schritte‑Quick‑Check

Die folgenden vier Schritte dauern zusammen rund 90 Minuten. Sie brauchen Zugriff auf Ihr Marketing‑Reporting, Ihr CRM und einen Vertriebsmitarbeitenden, der ehrlich antwortet.

Schritt 1 · Zählen, was wirklich reinkommt

Nehmen Sie die letzten 90 Tage. Notieren Sie sich die Summe aller Marketing‑erzeugten Leads aus jedem Kanal. Form‑Fills, Demo‑Anfragen, eingehende Calls, abgeschlossene Webinare. Bitte keine Hochrechnung. Echte Zahlen aus dem Tool.

Schritt 2 · Zählen, was im CRM ankommt

Filtern Sie im CRM auf neu angelegte Kontakte aus demselben Zeitraum mit der Quelle „Marketing" oder vergleichbar. Stellen Sie sicher, dass auch Kontakte gezählt werden, die bereits vorher im System lagen und neu in Berührung gekommen sind.

Schritt 3 · Vertrieb fragen, was tatsächlich bearbeitet wurde

Setzen Sie sich 15 Minuten mit jemandem aus dem Vertrieb zusammen. Stellen Sie eine einzige Frage. Wie viele dieser Kontakte hast du in den letzten 30 Tagen aktiv kontaktiert? Nicht „angeschaut". Nicht „bewertet". Aktiv kontaktiert.

Schritt 4 · Die zwei Differenzen aufschreiben

Sie haben jetzt drei Zahlen. Marketing‑Output, CRM‑Eingang, Vertriebs‑Bearbeitung. Bilden Sie die zwei Differenzen.

• Differenz A zwischen Marketing‑Output und CRM‑Eingang zeigt das technische Leck. Hier verliert man Daten durch falsche Mappings, Spam‑Filter oder Routing‑Fehler.
• Differenz B zwischen CRM‑Eingang und Vertriebs‑Bearbeitung zeigt das organisatorische Leck. Hier verliert man Kontakte durch unklare Zuständigkeiten und fehlende Reaktionszeiten.

Was die Zahl Ihnen sagt

Liegt Ihre Leak‑Rate unter 30 Prozent, haben Sie ein sauberes System. Glückwunsch. Drehen Sie an den Hebeln, die wir in zukünftigen Insights besprechen.

Liegt sie zwischen 30 und 60 Prozent, gibt es einen klaren Hebel. Meistens ist das die Lead‑Routing‑Logik im CRM. Wir haben bei vier von fünf Mandaten allein durch eine saubere Routing‑Regel zwei Drittel des Lecks geschlossen.

Liegt sie über 60 Prozent, dann investieren Sie aktuell in einen Eimer mit Loch. Bevor das Marketing‑Budget erhöht wird, sollte das Loch gestopft werden. Jeder zusätzliche Euro verstärkt sonst nur das Leck.

Was Sie diese Woche tun sollten

Blocken Sie 90 Minuten im Kalender, idealerweise mit jemandem aus dem Vertrieb. Folgen Sie den vier Schritten. Schreiben Sie die drei Zahlen auf ein Blatt Papier. Berechnen Sie die zwei Differenzen. Schicken Sie sich selbst eine E‑Mail mit dem Ergebnis und dem Datum.

Wir kommen in vier Wochen darauf zurück und zeigen, wie Sie den ersten Hebel an Differenz A justieren. Dann an Differenz B.

Bis dahin reicht Schritt 1 bis 4. Die Klarheit, die daraus entsteht, ersetzt Ihnen zwei Strategie‑Workshops.